高岡まるまる小学校 第１回ＩＴ講習会
（教職員対象）
「ファイルの管理とファイル形式」テキスト
平成１３年９月１７日（月曜日）
１８時３０分〜１９時３０分
１．ファイルの管理
（１）デスクトップ
デスクトップ[1]上にいろいろなアイコンが表示されている。とてもわかりやすそうに見えるが、実際は結構複雑である。
代表的なアイコンは次の通り。
マイコンピュータは自分の環境全体を指す。 したがって、その中にはフロッピーや、ＣＤドライブなども含まれる。
Internet
Explorer はホームページWebサイトをブラウジングするのに用いるプログラム。Netscape Navigatorも同じような機能を持っている。実態はマイコンピュータの中のProgram Filesの中にある。
マイドキュメントは、自分の作った書類（ファイル）などを保管しておくのに利用する、特殊なフォルダー。実態はマイコンピュータのCドライブの中のMy Documentsである。 ネットワークコンピュータは、利用可能な状態にあるネットワーク上のコンピュータなどである。 こみ箱は、コンピュータ上で不要になったデータを消すことができます。プログラムもこの中へ入れると消すことができますが、単純に捨てるとコンピュータが動かなくなったり、調子が悪くなったりするので注意が必要。コンピュータを車にたとえると、車の部品を捨てるのに等しい。
コンピュータを購入すると上記以外にも様々なアイコンがデスクトップに並んでいる場合が多い。また、ソフトをインストールするとやはりアイコンが増える場合が多くみられる。このデスクトップのアイコンが多いほどリソースが減って不安定になるので、できるだけ少なくするべきである。
（２）アプリケーションソフト
いろいろな作業をさせるためのソフトウェアを、アプリケーション（ソフト）あるいは、プログラムソフトと言う。たとえば、表計算ソフトのエクセルや、ワープロソフトの一太郎、Ｗｅｂブラウザ−のInternet Explorerなどがある。
ほとんどの場合ソフトウェア本体はCドライブのProgram Filesにインストールされている。デスクトップに並んでいるアイコンをダブルクリックすることによって起動できる。あるいは、スタートボタンからプログラムを選んで、起動したいソフトウェアを選択することによっても利用できる。
もちろん、タスクトレイにセットしたアイコンをクリックしても起動可能である。
上図は、Internet Explorerの起動をしようとしているところである。
（３）書類
＜書類＞ ＜アプリケーション＞
書類は、それが作られたアプリケーションソフトがわかりやすいようなアイコンとなっている場合が多い。書類をダブルクリックすることによりアプリケーションソフトが自動的に起動される。
もし、そのソフトを持っていない場合には何を使って起動するのかを聞いてくる。大概の場合は、他のソフトで開くことはできないと考えたほうが良い。もし、どのソフトで作られた書類かわからない場合には、その書類を作った人に確認をするのが一番の近道である。
（４）フォルダー
これはファイリングシステムの考えを、コンピュータへ持ちこんだものである。昔はバインダー方式が一般的であったが、近年はフォルダー式のファイリングシステム（フォルダー：厚紙をまげて見出しをつけた紙バサミ）が主流となっている。
本物のフォルダーでは入れ子構造にするには、フォルダーをファイルボックスに入れて行くのであるが、コンピュータ上ではフォルダー同士で入れ子構造をつくっていくように考えている。
たとえば次のように整理することができる。
（５）ショートカット
＜ショートカットアイコン＞
オリジナルのアプリケーションには、矢印はついていない。
＜オリジナルアイコン＞
ショートカットは本体を起動するための近道（ショートカット）という意味合いである。本体はCドライブの中のProgram FilesフォルダーにあるMicrosoft Officeフォルダー内にあるが、毎回そこまでたどって行かなくてもショートカットアイコンをダブルクリックすることによって起動することができる。
本体がどこにあるかは、ショートカットアイコンを右クリックしてプロパティのショートカットの欄に記載されている。
ショートカットはアプリケーションプログラムだけにかぎらず、書類やフォルダー、ネットワークコンピュータなどにも設定できるので、このショートカットをうまく利用するととても整理しやすくなる。
たとえば、その書類が二つの整理指標をもっており、両方から呼び出ししたい場合には、実態を片方にだけ入れて、もう片方にはそのショートカットを入れておくという方法がある。
次の図解の例は、「H11-1知らせ」フォルダーに入れた「全学年へのお知らせ」はオリジナルのデータであり、「H11-2知らせ」、「H11-3知らせ」に入れた「全学年へのお知らせ」ファイルはショートカットである。どのファイルをクリックしても同じ内容が表示される。
もちろん、修正が有る場合はどれかひとつを直せば、すべて同じ結果となる。
同様な方法で、フォルダー毎にまとめてファイル管理をすることも可能であり、書類を効果的に［保管］［保存］［廃棄］のサイクルで「必要な文書をすぐに取り出すことのできる管理」が可能となる。
ただし、注意が必要なのはショートカットはあくまで実態を指し示すだけのアイコンであるため、本体を削除したり、或いはフロッピーにショートカットだけを入れても持ち歩いても、ダブルクリックした場合本体を開くことができないという点である。
２．ファイル形式
（１）ファイル形式とは
電子書類を利用するにあたって、ファイル形式は非常に大きな問題となります。その情報の持ち方によって「テキスト形式」と「バイナリ−形式」に分けられます。
◆テキスト形式
文字コードとして規定されたデータのみであらわされている。
◆バイナリ−形式
エクセルやワード、一太郎などのアプリケーションの決まりによって
作られたデータ。
テキスト形式を用いた場合には、文字コードや改行コードの違いはあるが、かなり簡易な手順で変換が可能となっている。電子メールは主にこの”テキスト”を用いることによって、データの送受信を行う場合が多く、互換性を保たれている。しかし、その表現には規制が多く、画像や表はもとより、文字の大小やカラーもあらわすことができない。
バイナリ−形式は、各社がいろいろ工夫を凝らし、表現方法が豊かで文字の装飾だけでなく、音声や動画などの画像さえも含める事が可能である。ただし、互換性が非常に乏しい場合が多く、ウィンドウズやマッキントッシュといった、ＯＳの違いだけでなく、そのソフトのバージョンの違いでさえも、表示できなかったり、表示の仕方が違ってきたりする。
（２）学校内におけるファイル形式の問題
電子ファイルを個人で利用していく分には大きな問題は発生しにくいが、コンピュータを共有する時には上記の問題を十二分に考えておかなければならない。できうることならば、利用するアプリケーションソフトとそのバージョンを全員で統一しておくことが望ましい。
（３）ファイル形式と拡張子
ウィンドウズは、データがどのアプリケーションソフトで作られたかを、ファイル名の最後の部分"."ピリオドの後ろ３文字で判断している。
たとえば次のようになっている
エクセル .xls
ワード .doc
一太郎Ｖ８ .jtd
一太郎Ｖ７ .jfw
一太郎Ｖ６ .jbw
ウィンドウズのデスクトップなどで表示されるアイコンは、この拡張子を見て表示される。ウィンドウズは標準のままでは登録されている拡張子は表示をしない事になっているが、次に述べるウィルスの問題などを回避するためには、表示をしていたほうがよいと考えられる。
表示手順は次の通りである。
1)スタートボタンから「設定」の「フォルダーオプション」を選択する。
2)フォルダーオプションウィンドウで「表示」タグを選択。
3)「登録されていないファイルの拡張子は表示しない」のチェックを外す。
4)「フォルダーオプション」ウィンドウを閉じる。
（４）ウィルスと拡張子
ウィルスの感染源のひとつとして、インターネットメールがあげられる。このメールの添付ファイルの拡張子が .exe の場合は特に注意が必要である。これは、実行タイプのファイルを表す拡張子であるからである。
また、現在も猛威をふるい続けている「TROJ_SIRCAM.A」の場合は.doc、.xls、もしくは.zipの拡張子を持つ任意のファイルを選択しウィルスを感染させて、ファイル名の後ろに、.lnk、 .pif、 .bat、 .com、.exeの拡張子を付けて再配布される。